TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO TRAMITI S.A.S.
PLATAFORMA NOTARIA DIGITAL - PORTAL CIUDADANO
1. INTRODUCCIÓN
Estos términos y condiciones contienen las reglas legales y técnicas para la prestación de los servicios suministrados por TRAMITI S.A.S. La jurisdicción y ley aplicable a los presentes términos y condiciones será la de la República de Colombia.
La prestación de los servicios de TRAMITI S.A.S., se encuentra sujeta a la aceptación por el Usuario (según dicho término se define más adelante), de los presentes términos y condiciones, así como a los lineamientos y políticas de TRAMITI S.A.S, incluyendo sin limitar a, aviso de privacidad, acuerdo de confidencialidad, políticas SAGRILAFT, entre otros.
El Usuario al acceder, navegar, registrarse y/o utilizar los servicios de TRAMITI S.A.S., manifiesta que ha leído y entiende los presentes términos y condiciones, y demás políticas de TRAMITI S.AS., por lo cual en este acto manifiesta su conformidad con los mismos. En caso de que el Usuario no se encuentre de acuerdo con los presentes términos y condiciones, y/o cualquier política de TRAMITI S.A.S, deberá abstenerse de utilizar los servicios de TRAMITI S.A.S.
A continuación, se realiza un glosario de los términos aquí utilizados y su forma de entenderse para los participantes y aceptantes de los términos y condiciones de la Plataforma de Notaría Digital (según dicho término se define más adelante).
2. DEFINICIONES:
AUTENTICIDAD
Es el atributo generado en un mensaje de datos cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido, firmado o cuando existe certeza respecto de la persona a quien se atribuye el mensaje de datos.
AUTENTICACIÓN DIGITAL NOTARIAL
Es el procedimiento que, utilizando mecanismos de autenticación, permite al notario verificar los atributos digitales de una persona cuando adelanten actos notariales a través de medios digitales. Además, en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.
CONTENIDO
Todos los materiales, contenido, texto, imágenes, información, diseños, compilaciones, códigos fuente, lenguajes de programación, organización, disposición de elementos, Software (según dicho término se define más adelante), datos, marcas, logos, entre otros, contenidos en los Servicios (según se definen más adelante) que son propiedad exclusiva de TRAMITI S.A.S., y se encuentran protegidos por las leyes de propiedad industrial, derechos de autor, disposiciones de tratados internacionales, y otras leyes aplicables.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Es un Mensaje de Datos que contiene un carácter comunicativo u obligacional que al ser firmado por medios electrónicos adquiere la característica de manifestar la autonomía de la voluntad privada del Firmante (según dicho término se define más adelante) así como la aceptación y no repudio respecto del contenido del documento electrónico
ENROLAMIENTO
Proceso que le permite al Usuario realizar los trámites ante notaría de manera digital.
INTEGRIDAD
Es la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.
FIRMANTE
Persona que utiliza directamente su firma electrónica o digital.
FIRMA DIGITAL
Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación1 . Esta firma cuenta con el respaldo de una Entidad de Certificación digital.
FIRMA ELECTRÓNICA
Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
MENSAJE DE DATOS
La información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología digital.
PLATAFORMA DE NOTARIA DIGITAL
Es una plataforma que permite al Usuario realizar determinados tramites notariales de forma electrónica y/o digital. Su finalidad es interoperar procesos que hay en el mundo digital notarial, del urbanismo y la construcción con atributos de confianza, seguridad jurídica y equivalencia funcional.
PLATAFORMA CTL – ESTUDIO PRE JURÍDICO INMOBILIARIO
Es un servicio tecnológico que permite al Usuario acceder a la compra de certificados de tradición y libertad oficiales de la Superintendencia de Notariado y Registro, acompañado de la oferta de un servicio adicional de análisis automatizado de la tradición y situación pre jurídica de un inmueble, el cual parte de la información de anotaciones registrales a lo largo de la historia de un predio, a través de tecnología avanzada de manera ágil, rápida y eficaz.
SERVICIOS
Se refiere a la Plataforma de Notaría Digital y a la Plataforma de CTL –Compra de certificados de Tradición y libertad y/o Estudios/Reportes Pre Jurídicos Inmobiliarios.
SOFTWARE
Son los diversos software y programas de cómputo para acceder a los servicios de TRAMITI S.A.S. ofrecidos mediante la Plataforma de Notaría Digital.
USUARIO
Es la persona física que, siendo mayor de edad, accede a los Servicios, bien sea como ciudadano interesado, representante jurídico de un tercero, notario, constructor, inmobiliario, agente de finca raíz, curador o entidad financiera.
3. LEGITIMACIÓN DE USO
Al contratar y/o utilizar los Servicios, el Usuario declara y garantiza a TRAMITI S.A.S. que: a) es mayor de edad (tiene 18 años o más o es mayor de edad de acuerdo con la regulación de la jurisdicción aplicable); b) cuenta con la capacidad y facultades necesarias para aceptar estos términos y condiciones; y c) al utilizar los Servicios, no se encuentra o encontrará localizado en alguna jurisdicción que limite de cualquier manera su acceso a los servicios prestados por TRAMITI S.A.S.
Si el Usuario está aceptando estos términos y condiciones en nombre de una organización o entidad, el Usuario declara y garantiza que está debidamente autorizado para aceptar estos términos y condiciones, en nombre y representación de dicha organización o entidad, por lo cual obliga a dicha entidad u organización a cumplir con estos términos y condiciones.
4. TÉRMINOS DE USO DE LA PLATAFORMA DE NOTARÍA DIGITAL
USO DE LA PLATAFORMA DE NOTARÍA DIGITAL
Notaría Digital es una plataforma que busca interoperar procesos que hay en el mundo digital notarial, del urbanismo y la construcción entre otros con atributos de confianza, seguridad jurídica y equivalencia funcional.
Las etapas notariales de TRAMITI S.A.S. están constituidas por un esquema de interoperabilidad con los fedatarios y no pretenden asumir funciones delegadas a el mismo por la ley, a su vez se encuentra compuesto por tres fases con sus respectivas atribuciones:
FASE PRE NOTARIAL
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a) Carga o consulta de base de datos para la gestión masiva de solicitudes interoperación de servicios ante el notario.
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b) Gestión logística del enrolamiento opcional para validar la comparecencia ante el notario de los comparecientes para la realizar diligencias notariales de manera digital.
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c) Carga o consulta de documentación asociada a la preparación de solicitudes individuales o masivas para la interoperabilidad con el Notario.
FASE NOTARIAL
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a) Radicación de la documentación necesaria/requisitos para de diligencias notariales.
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b) Revisión de la documentación asociada por parte del notario en su control de legalidad (extensión)
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c) La revisión, aprobación, visto bueno del notario y envío liquidación de conceptos notariales y/o gubernamentales son ajenos a la responsabilidad y función de TRAMITI SAS y están sujetos a la normatividad tarifaria vigente.
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d) Validación del pago por parte del notario por métodos tradicionales o utilizando el método de Pago electrónico vía Plataforma por parte del ciudadano o entidad de la gestión notarial y de la gestión digital de intermediación de la Plataforma y es total responsabilidad del usuario proceder o no con el cumplimiento de los costos directos al notario y así mismo cumplir con los costos del uso de la plataforma.
FASE POST NOTARIAL
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a) Notificación a los actores del proceso de disponibilidad del estado del trámite en notaria Digital.
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b) Trazabilidad. Tableros de seguimiento de los procesos a la vista del proceso específico de cada actor de acuerdo al servicio contratado.
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c) La Radicación electrónica en REL de la escritura pública es un servicio complementario que se encuentra en integración y está condicionado a la disposición de la autoridad de registro para disponibilizarse para solicitud calificación y registro.
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d) Repositorios. Cada actor tendrá la posibilidad de alojar sus documentos únicamente durante el trámite, este proceso está sujeto a las etapas de radicación, extensión, otorgamiento y autorización de la notaría en donde surta efecto el mismo y dicha conservación de los documentos electrónicos estarán albergados en la plataforma hasta el periodo máximo de la Autorización notarial. No obstante, el usuario podrá adquirir servicios de alojamiento en la nube en periodos extendidos adicionales al repositorio corto de procesamiento y el Notario podrá expedir y cobrar copias auténticas por medio de estampas de tiempo.
Entendiendo el Usuario como aquel que disfruta los servicios prestados por la Plataforma de Notaria Digital de TRAMITI S.A.S., bien sea ciudadano interesado, notario, constructores, inmobiliarias y entidades financieras ente otros, existen seis portales de Usuarios dependiendo de los involucrados en la ejecución del servicio de Notaría Digital:
PORTAL CIUDADANO
En este acceso, el Usuario podrá y/o deberá;
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a) Hacer uso del registro universal de TRAMITI S.A.S. para acceder al portal ciudadano dentro del ecosistema notarial.
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b) Seleccionar la notaría de preferencia, agendar un enrolamiento ante ella, e iniciar tramites notariales, según Resolución 0011 de 2020 y Resolución 0012 de 2020 de la Superintendencia de Notariado y Registro SNR.
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c) Radicar los documentos asociados al trámite iniciado
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d) Firmar de forma electrónica documentos enviados por los notarios
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e) Realizar los pagos correspondientes a los derechos notariales de los trámites efectuados ante el notario y así mismo pagar los conceptos de la gestión digital de la plataforma, tarifas que no se encuentran sujetas dentro del marco tarifario regulado por el sector público.
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f) Visualizar toda la información correspondiente a los procesos ejecutados
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g) Descargar la escritura pública una vez emitida y autorizada por el notario.
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h) Modificar la información personal y de perfil
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i) Subir el grafo a ser usado para efectuar la firma electrónica
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j) Recibir notificaciones correspondientes de la notaría a la disponibilidad de la misma a través de métodos de mensajería unilateral o bilateral según la gestión de cada proceso en cada Notaria, sin embargo, los canales de comunicación tradicionales con los que cuente cada notaria publicados en sus respectivas páginas web no se sustituirán en este servicio.
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k) El Notario podrá expedir y cobrar copias electrónicas auténticas por medio de estampas de tiempo de las escrituras públicas efectuadas dentro de su notaria digital bajo el control de su protocolo interno.
RESTRICCIONES DE USO
El Usuario declara que:
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a) No utilizará, ni permitirá el uso de la Plataforma de Notaría Digital, para ningún propósito ilegal o que de cualquier manera sea incompatible con las disposiciones previstas por estos términos y condiciones.
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b) Se abstendrá de:
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I) Utilizar cualquier contenido de la Plataforma de Notaria Digital para fines distintos a los previstos en estos términos y condiciones y los pactados contractualmente.
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II) Realizar actividades que interfieran o puedan interferir con el uso de los servicios que presta TRAMITI S.A.S. a otros Usuarios.
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III) Utilizar cualquier software, dispositivo, y/o mecanismos con la finalidad de interferir o intentar interferir con la Plataforma de Notaría Digital y su adecuado funcionamiento.
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IV) Publicar o comunicar información con naturaleza comercial, incluyendo sin limitar a, encuestas, materiales publicitarios o de mercadotecnia, esquemas de reclutamiento para ventas, esquemas piramidales de ventas, entre otros.
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V) Utilizar el Contenido para enviar correos no deseados o cadenas de correos a otros Usuarios de la Plataforma de Notaría Digital.
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VI) Acceder a la cuenta de otro Usuario sin su previo consentimiento.
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VII) Compartir archivos, programas, softwares, y/o códigos, que afecten, interrumpan, limiten, restrinjan y/o modifiquen la operación y/o funcionalidad de cualquier hardware, software, equipo de cómputo, dispositivo móvil y/o de la Plataforma de Notaría Digital.
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VIII) Realizar cualquier actividad que interrumpa, deshabilite, destruya, sobrecargue, interfiera, obstaculice y/o dificulte el uso y/o funcionalidad de parte o la totalidad de la Plataforma Notaría Digital, los servidores que hospedan la Plataforma de Notaría Digital y/o cualquiera de los servicios ofrecidos por TRAMITI S.A.S.
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IX) Acceder a los registros confidenciales y/o privados de TRAMITI S.A.S., y/u otros Usuarios.
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X) Solicitar información confidencial o personal (p. ej. domicilio, número telefónico, claves y contraseñas, información financiera, datos de tarjetas de crédito, entre otros) a otros Usuarios con los que interactúe en la Plataforma de Notaría Digital.
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XI) Realizar y/o intentar realizar cualquier tipo de proceso que tenga como finalidad obtener el código fuente de la Plataforma de Notaría Digital (p. ej. ingeniería inversa, o desensamble de código, entre otros).
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c) No utilizará ningún dispositivo automático, software, o proceso manual para realizar el monitoreo y/o la copia, total o parcial, de la Plataforma de Notaría Digital y/o el Contenido, sin el previo permiso por escrito de TRAMITI S.A.S.
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d) No podrá:
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I) Iniciar un trámite notarial ante una notaría para luego transferirlo a otra notaria
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II) Acceder a una notaría y en simultaneo tener la intención de trabajar con otra desde una misma sesión, pues el sistema solo permite un acceso por notaria a la vez.
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III) Hacer uso de medios alternativos (pasarelas de firma externas) para firmar los documentos enviados por la notaría. Si usa medios alternativos para efectuar los pagos de los derechos notariales, queda sujeto a la verificación y confirmación de la transacción por un funcionario de la notaría (manualmente).
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IV) Realizar la firma por otra persona o utilizar las credenciales de uso del portal de otra persona, sin estar autorizado para ello.
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V) Acceder a una notaría en simultaneo ya que el sistema solo permite un acceso por notaria a la vez.
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VI) Está estrictamente prohibido hacer uso de VPN o de cualquier tipo de software en la Plataforma Notaria Digital de TRAMITI S.A.S., que tenga como finalidad la intención de modificar o representar una posición geográfica ficticia o diferente a la real del compareciente frente al notario al momento de solicitar el servicio notarial o ejercer el otorgamiento notarial o firma documental. Según lo dicta por regulación el Círculo notarial:
-
"Es necesario en el ejercicio de la actividad notarial digital validar la ubicación de los participantes en el acto, permitiendo que solo puedan realizarlos notarios cuyo círculo incluyan la ubicación de los participantes, bienes y otros elementos pertinentes. Se debe validar para cada tipo de actividad notarial el alcance y limitaciones de ubicación. Por ejemplo, en una venta de un inmueble, la escritura se realiza en el sitio donde se encuentran las dos partes; de la misma forma para cada acto notarial se debe realizar el análisis".
-
e) Al hacer uso de la Plataforma de Notaria Digital, y/o los servicios de TRAMITI S.A.S., se obliga a no participar en actividad alguna, y/o transmitir información y/o documento alguno, que a la exclusiva discreción de TRAMITI S.A.S.:
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I) Sea ilegal, o infrinja cualquier tratado internacional, ley o disposición, ya sea, local, estatal o federal.
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II) Incentive o propicie actividades ilegales.
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III) Discuta o proponga la intención de llevar a cabo actividades ilícitas.
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IV) Infrinja derechos de terceros (p. ej. derechos de propiedad industrial, derechos de autor, derechos de protección de datos personales, entre otros).
-
V) Sea inmoral, abusivo, indecente, difamatorio, violento, o contrario a las buenas costumbres (p. ej. discriminatorio, racista, vulgar, obsceno, sexualmente explícito, pornográfico, profano, entre otros), o cualquier otra forma en que TRAMITI S.A.S. considere el contenido transmitido como ofensivo.
-
VI) Sea falsa, imprecisa u oculte algún dato relevante para la prestación de los servicios (p. ej. la identidad del Usuario, la afiliación/relación del Usuario con terceros competidores de TRAMITI S.A.S., entre otros).
El Usuario reconoce que TRAMITI S.A.S. no tiene obligación alguna de realizar el monitoreo del acceso o uso en la Plataforma de Notaría Digital, a fin de monitorear publicaciones e interacciones de los Usuarios y/o cualquier incumplimiento a los presentes términos y condiciones. No obstante, TRAMITI S.A.S. se reserva el derecho a su sola discreción a realizar el monitoreo del acceso, uso y/o navegación en la Plataforma de Notaría Digital, con el objetivo de realizar la operación de la Plataforma y mejorar la experiencia del Usuario, así como para garantizar el cumplimiento de los presentes términos y condiciones y la legislación aplicable.
DECLARACIONES DEL USUARIO
El Usuario declara y garantiza a TRAMITI S.A.S. que:
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a) La totalidad de la información y documentación que proporcione a TRAMITI S.A.S. es verdadera, completa, precisa y actualizada, incluyendo sin limitar a la información proporcionada al momento de registrarse en los Servicios.
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b) Mantendrá su información y documentación actualizada en todo momento.
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c) Respetará los derechos de TRAMITI S.A.S. y de terceros, incluyendo sin limitar a, derechos de propiedad intelectual, propiedad industrial y derechos de autor, y se abstendrá de realizar cualquier acto que sea o pudiera ser una violación a dichos derechos.
-
d) Los Documentos Electrónicos, así como cualquier otro contenido que proporcione a TRAMITI S.A.S., o a terceros en el uso de los Servicios, no infringe los derechos de TRAMITI S.A.S. y/o de terceros, tales como, marcas, patentes, secretos industriales, derechos de autor, entre otros.
-
e) Cuenta con las autorizaciones y permisos necesarios para incluir en los Documentos Electrónicos, la propiedad intelectual contenida en dichos documentos.
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f) La información contenida en los Documentos Electrónicos no infringe ninguna ley y/o normativa aplicable.
-
g) Mediante el uso de los Servicios no se divulgará o revelará de manera indebida información confidencial y/o secretos industriales, manifestando el Usuario que será el único responsable por garantizar la salvaguarda de la información confidencial que envíe por medio de un Documento Electrónico.
-
h) En ninguna circunstancia, el contenido de los Documentos Electrónicos:
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I) Será ilegal.
-
II) Promoverá actividades ilegales, delictivas o de violencia.
-
III) Difamará, abusará, amenazará, acosará o promoverá violencia, sea o no dirigida hacía una persona, un grupo de personas, y/o una comunidad.
-
IV) Será discriminatorio, ya sea, en base a género, religión, nacionalidad, edad, orientación sexual, afiliaciones políticas, raza, etnia, estado de salud, entre otros.
-
V) Será pornográfico, o contrario a las buenas costumbres.
-
VI) Será spam.
-
VII) Infringirá derechos de terceros (p. ej. derechos de autor, marcas, avisos comerciales, nombres comerciales, secretos industriales, entre otros).
-
VIII) Incluirá programas de software (p. ej. malware, troyanos, virus, gusanos, entre otros) diseñados para: (1) dañar y/o limitar el funcionamiento de un software, hardware y/o equipo; (2) dañar, modificar, alterar, y/o eliminar información y/o documentos del Destinatario; y/o (3) tener acceso a información y documentos del Destinatario.
-
IX) Incluirá información que infrinja la privacidad de una persona.
ACEPTACIÓN
Al utilizar la plataforma, el Usuario acepta y reconoce que ha leído, entendido y aceptado estas condiciones de uso y se acoge a lo que se indica en las mismas.
Por el hecho de ingresar o utilizar los Servicios, el Usuario otorga a TRAMITI S.A.S.:
-
a) El derecho de modificar en cualquier tiempo y por cualquier razón sin previo aviso estos términos y condiciones y la Política de Protección de Datos Personales, salvo cuando la modificación verse sobre algunos de los elementos de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales (ATDP), evento en el cual se informará de la misma.
-
b) El derecho de restringir el registro y el uso de los Servicios a cualquier persona, en cualquier momento y por razones de uso inadecuado de los mismos.
-
c) Abstenerse de poner a disposición los servicios, incluso cuando se encuentren pagos, por cualquier irregularidad que se identifique ya sea en la información, pago o producto, sin perjuicio de la devolución del dinero a que haya lugar.
5. SUSPENSIÓN Y REVOCACIÓN DE LOS SERVICIOS
TRAMITI S.A.S. podrá a su sola discreción suspender o revocar sus Servicios, cuando: (i) cuente con las pruebas suficientes que se encuentren a su disposición; (ii) con información pública o privada a la que tuviere acceso TRAMITI S.A.S.; y/o (iii) basado en solicitudes, peticiones, quejas, y/o reclamos; se logre determinar que: (a) el Usuario ha realizado un mal uso o uso inadecuado o fraudulento de los Servicios de TRAMITI S.A.S.; y/o (b) existe un riesgo inaceptable para la reputación, patrimonio de TRAMITI S.A.S., y/o un eventual daño económico u otros de naturaleza similar que puedan llegar a afectar de alguna forma a TRAMITI S.A.S., sus empresas controladora, matrices, filiales, afiliadas, subsidiarias, y/o otras, o terceros; en estos casos se podrá realizar la suspensión o revocación de los Servicios, sin la posibilidad de usarlos nuevamente.
En adición a lo anterior, TRAMITI S.A.S. podrá suspender los Servicio por cualquiera de los supuestos previstos en la legislación aplicable, incluyendo sin limitar a:
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a) Por haberse comprobado que, al momento de su expedición, el Usuario no cumplió con los requisitos establecidos en la ley.
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b) Resolución judicial o de autoridad competente que lo ordene.
La determinación de suspensión o revocación del servicio estará sujeta al impacto del riesgo que se obtenga a partir de la información a la que TRAMITI S.A.S. tenga acceso y será de su entera discrecionalidad aplicar una u otra medida.
La información que sirva de base para la toma de la decisión de suspensión o revocación del servicio es confidencial y solo será entregada a las autoridades judiciales o administrativas en el ejercicio de su función.
La decisión de suspensión o revocación de los Servicios no deberá ser interpretada como la renuncia de TRAMITI S.A.S. a iniciar todas las acciones legales y/o administrativas que considere necesarias o pertinentes para el restablecimiento de sus derechos como persona jurídica legalmente constituida, así como al pago de los servicios utilizados por el Usuario hasta la fecha de la revocación o suspensión.
6. EFECTOS DE LA SUSPENSIÓN DE LOS SERVICIOS
Una vez que se suspendan los Servicios, se le informará al Usuario por medio de la plataforma correspondiente o simplemente se le impedirá el acceso a la misma.
La comunicación de la suspensión de los Servicios se le entregará por los medios que el Usuario haya suministrado previamente.
El tiempo de suspensión de los Servicios prestados por TRAMITI S.A.S. se mantendrá mientras las causas que dieron origen a la suspensión existan.
7. EFECTOS DE LA REVOCACIÓN DE LOS SERVICIOS
Los Servicios podrán ser revocados cuando las causas que dieron origen a la revocación sean consideradas como graves por TRAMITI S.A.S., y bajo su entera discrecionalidad. Una vez revocados los Servicios, se le impedirá al Usuario el acceso a la(a) plataforma(s).
La comunicación de la revocación de los Servicios se le comunicará al Usuario por los medios que este haya suministrado en previamente.
La revocación de los Servicios impedirá que el Usuario se registre nuevamente en la plataforma y/o mantenga relaciones comerciales con TRAMITI S.A.S, sus empresas controladoras, matrices, afiliadas, filiadas y/o subsidiarias.
8. LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD POR ACTOS FRAUDULENTOS O ILEGALES
El Usuario exonera de toda responsabilidad a TRAMITI S.A.S., sus empresas controladoras, matrices, afiliadas, filiales y subsidiarias por cualquier acto fraudulento, violatorio de la ley y/o ilegal que se realice empleando los Servicios, siempre que no haya existido negligencia o actuar doloso por parte de TRAMITI S.A.S. o sus empleados.
La utilización de los Servicios por fuera de los usos legales, de lo establecido en estos términos y condiciones y/o del acuerdo comercial o contrato suscrito con TRAMITI S.A.S., será de absoluta responsabilidad del Usuario y por ende, libera a TRAMITI S.A.S, sus empresas controladoras, matrices, afiliadas, filiales y subsidiarias del llamamiento que hagan las autoridades administrativas o judiciales a responder en investigaciones, procesos judiciales o similares por los usos por fuera de la ley y/o por fuera de lo pactado que haya hecho el Usuario de los Servicios.
9. CONFIDENCIALIDAD Y KNOW HOW DE LA INFORMACIÓN
Salvo la información disponible al público, los documentos, los datos personales, y demás información suministrada o recibida de los Servicios se considera confidencial y será tratado de conformidad con lo establecido en las políticas internas de TRAMITI S.A.S. y la legislación vigente.
La información disponible al público de los Servicios es propiedad exclusiva de TRAMITI S.A.S., así como el código fuente y objeto por medio del cual los Usuarios hacen uso de los Servicios.
Por lo anterior, dicha información no es objeto de ser entregada a los Usuarios y/u otras partes involucradas en los Servicio, salvo la información disponible al público la cual, podrá ser suministrada por medio de las plataformas y/o a petición del Usuario, u otras personas que lo requieran de forma respetuosa y de conformidad con la legislación vigente.
Previo a la entrega de la información solicitada, TRAMITI S.A.S. podrá determinar la viabilidad de suministrar la información y validar el propósito con el cual se requiere la información, así como requerir que previo a la entrega de dicha información, se firme un convenio de confidencialidad, a fin de garantizar el uso que se le dará a la información y salvaguardar la confidencialidad de esta.
Dependiendo de la valoración que realice TRAMITI S.A.S., a su total discrecionalidad podrá suministrar la información requerida o limitar la entrega de esta de forma total o parcial, así como delimitar los usos que se le pueda dar a la información suministrada.
10. DEVOLUCIÓN DEL DINERO
El Usuario podrá manifestar el reclamo de la devolución de dineros únicamente por concepto de gestión digital de intermediación efectuado por TRAMITI SAS como intermediación de tarifas variables por diligencias no culminadas, suscripciones fijas no otorgadas, certificados o reportes no entregados dentro de los servicios del ecosistema, cada caso será escalado para el estudio de la causal especifica de la no entrega de un servicio o producto, sin embargo se deja expresa constancia que TRAMITI SAS NO constituye una parte dentro de los actos notariales suscritos entre el notario y el usuario del servicio notarial por lo tanto se responsabiliza del resultado del control de legalidad que ejerce el fedatario cuando la diligencia no pudo ser culminada por un rechazo a la autorización del Notario que resulte en la insatisfacción por parte del usuario. Por ningún motivo TRAMITI SAS se hará responsable de la devolución de los dineros recaudados por concepto de tarifas notariales o gubernamentales para lo cual deberá utilizar los medios y canales respectivos, dicha información no será suministrada dentro de la plataforma.
TRAMITI SAS se hace responsable de la información, datos, meta data, que están consignados en los negocios jurídicos ante notario ni de la información registral consignada en los certificados de tradición y libertad, como gravámenes y condiciones jurídicas de las matrículas comercializadas en el servicio de expedición y reportes pre jurídico fruto de la visualización de la lectura automatizada.
11. SOLICITUDES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES
El Usuario podrá presentar de forma respetuosa solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones a través del servicio de contacto. TRAMITI S.A.S., cuando sea necesario, dará una contestación a la solicitud, petición, queja, reclamo, sugerencia y/o felicitación, contestación que se sujetará a lo establecido en la legislación vigente para el derecho de petición.
Las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que requieran o soliciten una respuesta, serán tratadas de conformidad con lo establecido en la ley para los derechos de petición.
Las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que requieran o soliciten una respuesta y que versen sobre información personal serán tratadas de conformidad con lo establecido en la regulación aplicable sobre protección de datos personales.
12. LEGISLACIÓN Y JURISDICCIÓN APLICABLE
Los presentes términos y condiciones se regirán por las leyes de Colombia, por lo cual TRAMITI S.A.S. y el Usuario acuerdan expresamente que para la interpretación, ejecución y resolución de cualquier controversia generada a raíz de estos términos y condiciones y/o de los Servicios de TRAMITI S.A.S., se someterán a la jurisdicción de los tribunales competentes con sede en la ciudad de Bogotá D.C., renunciando expresamente a la jurisdicción que por razón de su domicilio presente o futuro pudiere corresponderles.
13. RESPONSABILIDAD POR INFORMACIÓN FALSA O FRAUDULENTA
El Usuario será responsable ante TRAMITI S.A.S., sus empresas controladoras, matrices, afiliadas, filiales y subsidiarias y ante cualquier parte, respecto del suministro de información falsa empleada para el acceso y uso de los Servicios, que ocasione o pueda llegar a ocasionar detrimento económico, patrimonial y/o reputacional, a las entidades y sujetos determinados aquí descritos, y/o a cualquier tercero.
14. DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL.
El Contenido, información, documentos (imágenes, vídeos, herramientas, gráficos y demás), marcas, nombres, logos, software y demás material que se encuentran en el sitio web y las plataformas y Servicios, está protegido conforme a lo establecido en la legislación colombiana e internacional sobre derechos de autor, propiedad intelectual e industrial; por lo tanto, su uso está exclusivamente delimitado a fines personales de revisión, compra y consulta. De tal suerte que, el uso no autorizado que infrinja las leyes colombianas, a través de su venta, distribución, copia, modificación o adaptación o cualquier otra conducta prohibida, será sancionado de acuerdo con lo establecido por las normas aplicables.
Así las cosas, no podrán entenderse por el hecho de la publicación de los contenidos que se encuentran en la plataforma, que se concede algún tipo de licencia de uso de marca, derechos de autor o propiedad intelectual a quien visita, consulta los Servicios.
TRAMITI S.A.S. permite el uso de los Servicios, sin que esto constituya licencia bajo estos términos y condiciones, por lo cual, el Usuario no se considera licenciatario en el uso del software, marca, nombres y avisos comerciales, servicios, productos u otros similares de los Servicios.
15. USOS PROHIBIDOS
El Usuario se abstendrá de usar los Servicios de la siguiente manera o con los siguientes objetivos:
-
a) Con fines ilícitos.
-
b) Con fines lesivos de los derechos e intereses de terceros.
-
c) Con fines que puedan dañar, inutilizar, sobrecargar, deteriorar o impedir la normal utilización de los Servicios, los equipos informáticos, los documentos, los archivos y cualquier contenido almacenado en los servidores de TRAMITI S.A.S., sus empresas controladoras, matrices, afiliadas, filiadas y/o subsidiarias o en aquellos servidores a los que los recursos de TRAMITI S.A.S estén enlazados.
-
d) Con el fin de acosar y/o amenazar a los integrantes del equipo de TRAMITI S.A.S., sus empresas controladoras, matrices, afiliadas, filiadas y/o subsidiarias o a terceros.
-
e) Con el fin de obtener o divulgar información privada de terceros.
-
f) Con el fin de promocionar personas, sitios web, empresas, redes de blogs, servicios, campañas comerciales, campañas políticas o ideológicas, campañas que promuevan el voto masivo, la participación en manifestaciones y demás.
16. GEOLOCALIZACIÓN
Está estrictamente prohibido hacer uso de VPN o de cualquier tipo de software en la Plataforma Notaria Digital de TRAMITI S.A.S., que tenga como finalidad la intención de modificar o representar una posición geográfica ficticia o diferente a la real del compareciente frente al notario al momento de solicitar el servicio notarial o ejercer el otorgamiento notarial o firma documental. Según lo dicta por regulación el Círculo notarial:
-
"Es necesario en el ejercicio de la actividad notarial digital validar la ubicación de los participantes en el acto, permitiendo que solo puedan realizarlos notarios cuyo círculo incluyan la ubicación de los participantes, bienes y otros elementos pertinentes. Se debe validar para cada tipo de actividad notarial el alcance y limitaciones de ubicación. Por ejemplo, en una venta de un inmueble, la escritura se realiza en el sitio donde se encuentran las dos partes; de la misma forma para cada acto notarial se debe realizar el análisis".
17. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS.
El Usuario es consciente de la importancia de prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos y evitar los perjuicios que se pueden derivar tanto para la sociedad como para el Usuario. Debido a lo anterior, queda expresamente pactado que el Usuario se obliga expresamente a entregar a TRAMITI S.A.S, la información veraz y verificable que éste le exija para el cumplimiento de la normatividad relacionada con prevención de lavado de activos y a actualizar periódicamente sus datos durante la ejecución del servicio, suministrando la totalidad de los soportes que TRAMITI S.A.S. le solicite. En el evento en que no se cumpla con la obligación consagrada en la presente cláusula, TRAMITI S.A.S. tendrá la facultad de terminar la prestación de los Servicios en observancia de las normas vigentes.
En todo caso, si el Usuario o alguno de sus administradores o socios llegaren a resultar inmiscuidos en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, lavado de activos o financiamiento del terrorismo, o fuesen incluidos en listas de control como las de la ONU, OFAC, DEA, FBI y otras relacionadas con actividades ilícitas; TRAMITI S.A.S. tendrá el derecho de terminar unilateralmente de manera inmediata la prestación de los Servicio, sin que por este hecho esté obligado a indemnizar ningún tipo de perjuicio. Lo anterior sin perjuicio de los derechos y acciones que pudieran surgir a favor de TRAMITI S.A.S. por tal incumplimiento.
