POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TRAMITI S.A.S.
Introducción
TRAMITI S.A.S. en adelante “TRAMITI” dando cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Nacional, a la Ley Estatutaria 1581 de 2012,
sus Decretos Reglamentarios, el desarrollo jurisprudencial dado por la Corte Constitucional y las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria
y Comercio, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data respecto de todos los titulares de datos personales
con los cuales tenga relación como responsable o como encargada de su tratamiento, según corresponda.
TRAMITI en cumplimiento de la legislación vigente, adopta y hace público a todos los interesados la presente política la cual contiene los lineamientos y
elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación de Protección de Datos Personales.
Destinatarios
Está política va dirigida a las personas usuarias o ciudadanía en general, con el fin de que puedan tener a disposición la información necesaria y suficiente
para ejercer sus derechos como titulares de datos personales.
Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y la Información
TRAMITI sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT. 901483657-9, con domicilio principal en la Calle 24 No. 7 - 43 P 16 Ed Siete 24
de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página www.tramiti.co, con teléfono (316) 010-3121 de la ciudad de Bogotá y correo electrónico info@tramiti.co
es la responsable del tratamiento de los datos personales y la información que suministren las personas usuarias. Dicho tratamiento e información podrá
consultarla a través de los medios y mecanismos de Atención y Servicio a la Ciudadanía PQRSD que aparecen en el sitio oficial de internet de TRAMITI.
Principios Para el Tratamiento de Datos Personales
El manejo y Tratamiento de datos personales en TRAMITI está enmarcado dentro de los siguientes principios:
Principio de acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por Ley.
El acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos,
la obligación de TRAMITI será de medio y no de resultado.
Principio de finalidad
El Tratamiento de datos personales que TRAMITI realiza obedece a una finalidad legitima de conformidad con la Constitución y la Ley, finalidad determinada,
explícita y legítima que será autorizada de forma expresa por el titular del dato.
Principio de legalidad
El Tratamiento de datos personales realizado por TRAMITI, se realiza dentro del marco legal vigente y del alcance de las autorizaciones otorgadas por el titular
del dato. TRAMITI como responsable del tratamiento de datos personales se compromete a tratar los datos personales en su posesión privilegiando la protección de los intereses del titular y por tanto se abstiene que tratar los datos a través de medios engañosos o fraudulentos.
Principio de libertad
TRAMITI deberá contar con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para tratar sus datos personales. Los Datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización del titular. En todo caso, TRAMITI podrá tratar y ceder los datos personales
que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos sean datos públicos.
Principio de seguridad
TRAMITI como responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento.
Principio de transparencia
TRAMITI garantiza a los titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información respecto de
los datos personales que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos, dentro de parámetros legales.
Principio de temporalidad
TRAMITI conservará los datos personales por el tiempo razonable y necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento y de las exigencias legales o
requerimientos de autoridades gubernamentales. Así mismo, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.
Alcance
Garantizar los derechos y protección de datos personales de los titulares de la Información personal tratada por TRAMITI; dando trámite oportuno y legal a
las PQRSD de dichos titulares o personas que cuente con la debida autorización, conforme con lo establecido en la ley vigente.
GLOSARIO
Aviso de privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
Canales para ejercer derechos
Medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el responsable y/o el Encargado del Tratamiento ponen a disposición
de los Titulares de los datos para que el Titular ejerza sus derechos.
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas,
a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros,
en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
Dato personal privado
Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado
Es el dato o información que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al
titular sino a cierto sector.
Dato sensible
Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento
TRAMITI en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa como encargada del Tratamiento de datos personales en los casos, en que por sí misma o en asocio
con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del Tratamiento.
Formas de Tratamiento
Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de
manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
Responsable del Tratamiento
TRAMITI en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa como responsable cuando por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos
y/o el Tratamiento de los datos.
Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia
Operación que realiza el responsable o encargado del tratamiento de datos cuando envía la información a otro receptor, el cual asume la calidad de responsable
de los datos o información que recibe.
Oficial de protección de datos
Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales al interior de TRAMITI,
bajo la orientación y lineamientos del Comité de Gobierno.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales.
Los datos personales suministrados por las personas titulares son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos,
actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por TRAMITI con la finalidad de:
- Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, post contractual, comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre el titular y TRAMITI.
- Prestar los servicios tecnológicos contratados de manera adecuada.
- Administrar sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios y de accesos.
- Administrar y gestionar la información laboral de sus trabajadores, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral, sistema integral de seguridad social y demás obligaciones legales y regulatorias.
- Relaciones comerciales: Prospección comercial; Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos; Marketing; Gestión contable, fiscal y administrativa.
- Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros y aliados estratégicos, de acuerdo con los principios, lineamientos y garantías establecidas en la ley, con el fin de generar valor agregado para el titular.
- Cumplir las obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transmitida y/o transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, etc.
- Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales y comerciales.
- Prestar adecuadamente los servicios ofrecidos por TRAMITI S.A.S
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercadeo y financiera.
- Almacenar y procesar los datos históricos de los reportes de seguridad de la información y ciberseguridad para realizar analítica de datos y análisis preventivo y predictivo de comportamientos anómalos o inusuales en materia de seguridad de la información y ciberseguridad.
- Generar y aplicar metodologías y procesos de analítica de datos que permita generar alertas de seguridad asociadas a controles de acceso, ingresos autorizados a zonas reservadas en espacios físicos de inmuebles.
- Cumplir con sus obligaciones de carácter contable y/o tributario.
- Crear perfiles digitales de consumo, económicos, sociales, sociodemográficos, u otros similares, para ofrecer productos y/o servicios y enviar información comercial tanto de TRAMITI S.A.S y/o de sus compañías filiales o subordinadas, así como de terceros.
- Enviar comunicaciones, realizar actividades, capacitaciones y/o cursos presenciales o virtuales.
- Actualizar, validar, depurar, homogenizar, transmitir o transferir bases de datos, conforme con lo establecido en las normas legales vigentes.
- Las demás finalidades que se determinen en el proceso de obtención de datos personales para su tratamiento, previa autorización por parte del titular.
- Compartir información solicitada por las autoridades de control y vigilancia.
- Alimentar el observatorio de datos el cual estará disponible para clientes corporativos en cuanto a estadística, demográficos, volumetría y comportamiento del mercado, pero en ningún caso se utilizarán datos personales específicos de ningún ciudadano para este fin.
Tratamiento de datos sensibles.
TRAMITI tratará los datos sensibles de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o aquellas normas que las reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o sustituyan. Se prohíbe el Tratamiento
de datos sensibles, excepto cuando:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. (SIC, 2020, P.8).
Cuando TRAMITI esté obligada a requerir la autorización de datos personales sensibles, conforme con lo estipulado en la Ley 1581 del 2012, las que la reglamenten, modifiquen, complementen o sustituyan, esta informará al titular que no están obligado a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
Autorización del Titular de los datos.
TRAMITI obtiene la autorización previa e informada del Titular para el Tratamiento de los Datos Personales, conforme con lo establecido en el art. 9° de la Ley 1581 de 2012, de forma tal que pueda ser consultada posteriormente.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública: siempre y cuando se realice respetando
sus derechos prevalentes. Los tutores y representantes legales se capacitarán sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes y harán uso responsable y seguro de la autorización del tratamiento de los datos personales de estos, su derecho a la privacidad y protección de su información.
Derechos de los Titulares
TRAMITI garantiza a todos los titulares de los datos personales los derechos establecidos legalmente, por lo cual el Titular de los datos personales tendrá los
siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales o bien a voluntad
del titular del dato que no desee que su dato continúe siendo tratado por la compañía, salvo que su dato deba seguir siendo tratado en virtud de la Ley u orden judicial, caso en el
cual se le informará respectivamente al titular. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento
el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley de protección de datos y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- El titular del dato personal podrá oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando: a. Tenga una razón legítima derivada de su situación particular,
b. El tratamiento de sus datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa o indirecta.
Oficial de Protección de Datos Personales
Se establece que el oficial de protección de datos personales de TRAMITI es el RL. RICARDO PARADA y/o la persona que la Junta Directiva designe en su reemplazo, quien velará por el debido cumplimiento de la presente Política y
de las demás normas que regulen el uso de los datos personales, quien podrá ser contactado a través del correo electrónico: info@tramiti.co
Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data
El procedimiento para realizar consultas de los datos recolectados por TRAMITI será el siguiente:
Radicar una carta por escrito en forma física o digital con la siguiente información: número de Nit o cedula, nombres completos, dirección física y electrónica, número de teléfono de contacto,
medio para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer
(conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) y Firma. Lo anterior con el propósito de
evitar que terceros no autorizados accedan a la información.
Luego de verificada la identidad del titular se le suministraran los datos requeridos, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta o del requerimiento de
información. En el evento que no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TRAMITI informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que
se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las reclamaciones al tratamiento de datos serán atendidas de la siguiente manera:
- Presentar un documento con la siguiente información: número de Nit o cedula, nombres completos, dirección física y electrónica, número de teléfono de contacto, medio para recibir
respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, revocarla, suprimir, acceder a la información).
- Ese documento debe venir firmado y además en él se deben adjuntar las evidencias del caso.
- El documento debe dirigirse a las siguientes direcciones de correo electrónico: info@tramiti.co o Cl. 24 #7 43 P, Bogotá
- En el evento que la reclamación venga incompleta o le falten alguno de los elementos mencionados en líneas anteriores, se requerirá por una sola vez al reclamante para que en el término de cinco
(5) días hábiles corrija la falencias detectadas, so pena de que se entienda desistida la reclamación, lo cual se entenderá ocurrido después de que transcurran tres (3) meses
después de la reclamación inicial.
- La reclamación será atendida dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de su recepción completa.
- En el evento que no fuere posible dar respuesta a la reclamación en dicho término, TRAMITI le informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para las peticiones de corrección en caso de suplantación
Para la radicación y atención de su petición le solicitamos suministrar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos
- Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
- Medios para recibir respuesta a su solicitud
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
- Firma (si aplica) y número de identificación.
- Soportes documentales que demuestren la suplantación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, tiempo en el cual TRAMITI
mediante su área encargada de dar respuesta a la petición procederá a cotejar los documentos utilizados para establecer y gestionar la relación precontractual, contractual,
post contractual, comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre el titular y TRAMITI, con los documentos allegados por el titular en la petición, los cuales se tendrán como prueba sumaria para probar la falsedad.
En dado caso de que sea probada la suplantación, TRAMITI, deberá denunciar el delito de estafa del que haya podido ser víctima.
Vigencia
La presente Política se encuentra vigente y publicada desde el 27de agosto de 2022.
Información de Contacto
Cualquier inquietud relacionada con esta política, comuníquese a través de los siguientes canales de comunicación:
- Teléfono: (316) 010-3121
- Correo electrónico: info@tramiti.co
